Internkommunikationens kraft: Nyckeln till framgång vid organisationsförändring

Internkommunikation är hjärtat i varje framgångsrik förändring. Det är den kraft som får organisationens olika delar att arbeta mot samma mål, även när vardagen skakas om. Men i slutändan handlar förändring inte bara om nya processer eller mål – det handlar om människor. Människors beteenden, känslor och motivation är det som avgör om en förändring lyckas.

När Sigtuna kommun genomförde en omfattande organisationsförändring som påverkade alla medarbetare, blev kommunikationen avgörande. Här är vad vi lärde oss om att kombinera strategisk kommunikation med förståelse för mänskligt beteende – och hur du kan använda samma principer för att lyckas.

Utmaningen: Människor i förändring

Förändringar väcker känslor. Massa känslor. Oro, förväntan, motstånd eller nyfikenhet – allt detta påverkar hur medarbetarna tar till sig förändringen. En organisationsförändring kan bara lyckas om vi förstår och hanterar de här högst mänskliga reaktionerna.

Vanliga hinder vid förändring:

Rädsla för det okända: Osäkerhet skapar motstånd. Det är obehagligt att leva i en förändring och även när människor står inför ett svårt besked brukar de tycka att ovissheten är värre än att faktiskt få beskedet.
Brister i förankring: När människor inte förstår varför förändringen sker, är det svårt att engagera sig. Varför ska man bry sig om något om man inte ser vinsten med det?
Förändringsstress: För många förändringar på kort tid kan leda till utmattning och frustration. Rent krasst så kommer en organisationsförändring sällan ensam. Vi går från en omorganisation till en annan – ibland redan innan den första omorganisationen har landat.

Lösningen: Kommunikation som en mänsklig process

Jag har varit med om fler omorganisationer än vad jag vill minnas men det är också det som gjort att jag intresserat mig för förändringsprocesser – både på organisationsnivå men även på individnivå. För det är ju på individnivå förändringen måste ske. Ändrar vi inte arbetssätt så kommer en organisationsförändring inte bli särskilt framgångsrik. Jag har utbildat mig inom förändringsledning och han stoltsera med ett Advanced Certificate in Change Psychology och i den utbildningen fick jag bekräftat vikten av att arbeta med människors beteenden, inte emot dem.

Här är hur vi använde kommunikation som ett verktyg för att leda människor genom förändringen:

1. Fokusera på det mänskliga varför

Vi lade stort fokus på att kommunicera varför förändringen behövdes – inte bara i affärstermer, utan på ett sätt som resonerade med medarbetarnas värderingar och behov. Vi behövde göra mer för invånarna med färre resurser. Känns det igen? Tänkte det.

2. Skapa trygghet genom tydlighet

Osäkerhet är en av de största stressfaktorerna vid förändring. Vi arbetade aktivt för att minska otryggheten genom att:

Kommunicera regelbundet och konsekvent.
Ge konkreta exempel på hur förändringen skulle påverka medarbetarna positivt.

3. Bygg dialog och delaktighet

Människor vill känna sig hörda och sedda. Genom workshops, frågestunder och digitala feedbackverktyg gav vi medarbetarna möjlighet att uttrycka sina frågor och funderingar.

4. Lyfta fram positiva beteenden

Ett kraftfullt sätt att driva förändring är att synliggöra och belöna positiva beteenden. Vi lyfte fram de pilotprojekt som inledde det förändrade arbetssättet och delade deras väg framåt för att inspirera andra.

5. Mät framsteg och adressera motstånd

Vi använde kontinuerlig feedback och enkätdata för att följa upp hur medarbetarna tog till sig förändringen och justerade kommunikationen därefter.

Resultatet: En starkare organisation byggd på engagemang

Genom att sätta människor och deras behov i centrum kunde vi inte bara genomföra förändringen, utan också skapa en kultur av delaktighet och förtroende.

Vad vi uppnådde:

Minskad osäkerhet: Medarbetarna förstod förändringen och såg sin roll i den.
Högre engagemang: Genom att lyfta fram positiva beteenden och lyssna på feedback skapade vi en känsla av gemenskap.
Förbättrad samverkan: Organisationen blev mer sammanhållen och motståndskraftig mot framtida förändringar.

Lärdomar: Förändring är mänsklig

De viktigaste lärdomarna från denna process är:

Kommunicera med hjärta och hjärna: Få människor att förstå både det logiska och det emotionella varför.
Skapa trygghet: Ge tydlig, konsekvent information som minskar osäkerhet.
Involvera och inspirera: Gör medarbetarna delaktiga och visa konkreta exempel på framgång.

Avslutning: Bygg förändring som stärker din organisation

En framgångsrik förändring handlar om att förstå människorna i organisationen. Med min erfarenhet och utbildning kan jag hjälpa dig att skapa strategier som engagerar, inspirerar och stärker din organisation. Hör av dig, så pratar vi om hur vi kan forma framtiden tillsammans!