När kommunikationen sker på öar: Om internkommunikation som isolerar

I många organisationer sker kommunikationen inte i en linje eller ett flöde – den sker i isolerade grupper. Olika team är som öar utspridda i en ocean, där varje ö är fylld av aktivitet, men utan broar eller båtar mellan dem. Informationen stannar kvar på öarna och når aldrig ut till resten av organisationen. Resultatet? Missförstånd, ineffektivitet och medarbetare som känner sig bortkopplade.

En ocean av isolering

Jag har själv upplevt detta i praktiken. Ledningen kände att de kommunicerade hela tiden, med möten, diskussioner och strategiska överväganden. Men vi som medarbetare upplevde något helt annat. Vi var på våra egna öar, och ingen byggde broar till oss och vi hade inget material för att vare sig bygga broar eller roddbåtar till de andra. Det som var självklart för ledningen förblev osynligt för oss – och det skapade ett gap mellan beslut och genomförande.

Detta mönster är särskilt tydligt vid förändringsarbete. Teamen som driver förändringen kan ha all information, men om den inte sprids effektivt till de som ska implementera förändringen, blir det svårt att få den att landa och av de högt ställda ambitionerna blir det intet.

Konsekvenserna av ö-kommunikation

När kommunikationen inte flödar fritt i en organisation uppstår flera problem:

1. Brist på förståelse: Medarbetarna vet inte varför förändringen sker eller vad deras roll är.
2. Motstånd: Utan tillräcklig information känns förändringen påtvingad, vilket leder till låg motivation.
3. Ineffektivitet: Viktig kunskap stannar kvar på vissa nivåer eller avdelningar, vilket leder till att uppgifter dupliceras eller missas helt.

Hur bygger vi broar mellan öarna?

För att bryta isoleringen och säkerställa att kommunikationen når hela organisationen behövs konkreta åtgärder. Här är några strategier:

1. Skapa centraliserade kanaler
   Implementera plattformar där information enkelt kan delas och nå alla, som intranät eller samarbetsverktyg som Microsoft Teams eller Slack.
2. Utse kommunikationsambassadörer
   Mellanchefer och teamledare spelar en nyckelroll i att brygga gapet mellan ledning och medarbetare. Utbilda dem i att sprida och förklara information på ett relevant och engagerande sätt.
3. Tydlig kommunikationsplan
   Kommunicera i flera lager, med olika format för olika nivåer. Börja med en tydlig översikt från ledningen och följ upp med avdelningsspecifika möten där informationen fördjupas.
4. Bygg en kultur av delning
   Uppmuntra team att dela sina framsteg, utmaningar och insikter med varandra. Detta kan göras genom regelbundna ”check-ins”, interna nyhetsbrev eller korta uppdateringar under veckomöten.
5. Använd olika kommunikationskanaler för olika syften
   Olika kanaler har olika styrkor, och genom att använda rätt kanal för rätt syfte kan du skapa en mer effektiv och engagerande kommunikation:
   Möten: Perfekta för dialog och diskussion. Här har du som ledare möjlighet att lyssna in, känna av stämningen och snabbt reda ut frågor eller missförstånd.
   Intranät: En central plats för sökbar information som alla behöver ha tillgång till, exempelvis riktlinjer, policys och projektstatus.
   Mejl: Idealisk för formella och välstrukturerade meddelanden som ska nå många samtidigt. Använd mejl för att ge övergripande information eller för att sammanfatta möten och beslut.
   Chattverktyg: Plattformar som Slack eller Microsoft Teams är utmärkta för snabba frågor, löpande uppdateringar och informell kommunikation. De skapar en känsla av närhet, särskilt i större organisationer eller vid distansarbete. Håll lite koll bara så att ni inte skapar två olika chattuniversum där utvecklarna använder Slack och resten av organisationen Teams. Du vet, Mac/PC-dilemmat.
   Samtal: Vid känsliga eller komplexa ämnen är ett telefonsamtal eller ett personligt möte ofta det bästa valet. Det skapar en direkt och personlig koppling som kan vara svår att uppnå i text.

Genom att använda en kombination av dessa kanaler på ett genomtänkt sätt kan du säkerställa att kommunikationen både når fram och upplevs som relevant av mottagaren.

Exempel: Från öar till ett samlat ekosystem

En organisation jag arbetade med kämpade med isolerade team där ingen visste vad de andra gjorde. Rekommendationen blev just det här: Använd det ekosystem som finns och bygg broar i form av strukturerad internkommunikation.

Sammanfattning

Att kommunicera på ”öar” skapar isolering och hindrar förändringsarbetet från att nå sin fulla potential. Genom att bygga broar – i form av tydliga kanaler, en genomtänkt kommunikationsplan och en delningskultur – kan organisationer skapa ett samlat ekosystem där alla känner sig delaktiga.

Vill du veta hur ditt företag kan förbättra sin internkommunikation? Kontakta mig, så hjälper jag er att bygga broar!